Mise à l’essai de nouvelles techniques pour une réunion de travail efficace

Zoom, Teams, Adobe connect, Skype…. Planifiez-vous bien vos réunions en ligne? Un ordre du jour est-il de mise? Comment gérez-vous les tours de table? Caméra ouverte ou fermée? Discussion formelle ou informelle? Qui dit réunion en ligne dit « on invite tout le monde »?

Les réunions virtuelles doivent être aussi planifiées et réfléchies que celles en personne. Quelle serait une nouvelle stratégie de réunion de travail efficace à mettre en place? 

Renouveler la façon de mener une réunion de travail

Il est bien connu que de nombreuses réunions de travail se révèlent inefficaces. L’investissement en temps est trop élevé; les participants peuvent aussi avoir l’impression de simplement perdre leur temps; l’animation de la rencontre n’est pas préparée; le suivi des rencontres n’est pas fait. Résultat : un manque de productivité. 

La réunionite n’est pas un nouveau phénomène. Un sondage, conduit par Microsoft en 2005, démontre que 69% des travailleurs considèrent que les réunions sont non productives. Selon le sondage OpinionWay réalisé par Empreinte Digitale (2017), 1 réunion sur 2 est considérée non productive.

Selon le sondage Ifop (2018), seulement 12% des cadres considèrent que toutes les réunions auxquelles ils ont participé sont efficaces et productives. Cette non-productivité est une chose, mais quand on calcule le coût salarial de tous ceux autour de la table, le montant annuel est surprenant! Les chiffres varient, mais le constat est le même; il est temps d’adopter une nouvelle stratégie pour mener une réunion de travail efficace.

“The Surprising Science of Meeting” 

La planification d’une réunion de travail se doit d’être réfléchie. Le professeur Steven Rogelberg de l’Université UNC Charlotte en Caroline du Nord introduit même le concept de science de réunion. Son livre “The Surprising Science of Meeting” met de l’avant d’innombrables trucs qui peuvent alimenter la réflexion sur les réunions. En voici deux :

1.Réduire le temps de réunion 

Qui a dit qu’une réunion de travail devrait durer une heure? Il est suggéré de réduire de 5 à 10% la durée d’une réunion pour réduire les effets de la loi de Parkinson en gestion du temps (Rogelberg, 2019). La loi de Parkinson nous pousse à prendre le temps complet qui a été alloué pour exécuter une tâche alors qu’en réalité elle pourrait se réaliser en moins de temps.

2.Opter pour une réunion « debout » 

Croyez-vous que les réunions « debouts » sont plus productives que les réunions « assises »? Selon une présentation Talks at Google, Rogelberg révèle que la prise de décision est équivalente, mais les réunions « debouts » sont plus rapides. (Rogelberg, 2019) Une étude menée en 1999 atteste que les réunions « assises » sont 34% plus longues pour le même niveau d’efficacité que les réunions « debouts ». 

Une réunion de travail quotidienne : SCRUM, DAILIES...

L’animation de réunion de travail peut aussi s’inspirer de recettes gagnantes, notamment les réunions Scrum et les Dailies. La réunion quotidienne Scrum est un bon exemple de réunions récurrentes exécutées en 15 minutes pour faciliter la planification du prochain 24h.

L’entreprise Pixar développe quant à elle la créativité collective à l’aide des rencontres quotidiennes nommées les « Dailies », ce sont des réunion de critique ou de révision du travail réalisé par l’équipe en animation pour pousser plus loin la créativité.

Par ailleurs, « Il n’est pas nécessaire que l’organisateur de la réunion en soit également l’animateur » explique M. Lamontagne. Il peut être favorable de varier les rôles lors de ses réunions, car les compétences liées au travail d’équipe font partie du développement des organisations. 

Préparer et animer une réunion de travail

Il est possible d’essayer différentes techniques telles que :

• Une nouvelle distribution de rôles durant les réunions;
• La préparation efficace de « check-in » et de «check-out »;
• La méthode des cinq pourquoi;
• La grille multicritère;
• Le modèle de «pains and gains ».

Quelles méthodes seront utilisées pour tenir les réunions? Comment faciliteront-nous le travail en équipe? Quelles seront les règles des réunions? Avec l’expansion des réunions en ligne, ces questions doivent être reposées et mener à un renouvellement des façons de tenir une réunion de travail. 

« Il existe plein d’outils à explorer. Prenez en un ou deux pour essayer des mettre en application. Mettez-vous un point de référence dans le temps pour que l’application des apprentissages vive à travers le temps. » suggère Benoît Lamontagne, expert en gestion de projets et de développement organisationnel, formateur spécialisé pour Genium360.

Ce dernier donne régulièrement des formations spécialisées aux professionnels en génie pour leur permettre de compléter leurs connaissances et rester à jour sur les méthodes et les nouveaux outils d'animation de réunion.

 

Image par Alexandra_Koch sur Pixabay.