6 clés pour réussir le démarrage d’un projet

Tout bon gestionnaire de projet le sait, la phase d’initialisation et de démarrage d’un projet est bien souvent prémonitrice du succès de ce dernier. Benoit Lamontagne, ing., Adm.A. et consultant en management, propose 6 clés essentielles à un démarrage réussi.

Formaliser la constitution de l’équipe

La constitution de l’équipe représente un point vital dans le démarrage du projet puisqu’après tout, le projet sera livré par cette dernière. Il ne faut pas cependant penser que la sélection de ses membres est l’unique action à effectuer, comme le souligne Benoit : « Former une équipe, c’est une habileté importante à développer. Une fois les personnes confirmées et averties, il faut rédiger avec elles la très connue charte d’équipe [1], décider comment seront gérés les conflits, établir une routine et s’assurer que des liens se tissent. »

Aller chercher l’adhésion des parties prenantes

Alors que la charte d’équipe permet à ses membres de travailler efficacement entre eux, la charte de projet va définir les autres informations essentielles à l'adhésion des parties prenantes. Le consultant précise qu’elle doit exister, même si le projet est avancé : « On doit être alignés sur la destination du train, spécialement si le train est déjà en marche! Plus simplement, si la charte de projet est validée par tous et toutes, alors c’est mission accomplie. »

Définir le degré d’agilité du projet

Benoit explique que deux facteurs viennent mettre en relief l’importance de cet élément : « Les clients n’ayant pas toutes les réponses lors du démarrage, un certain degré d’agilité sera requis pour pallier l’inconnu. » Ensuite, même si une méthodologie agile reconnue comme Scrum ou Kanban est utilisée, la plupart des grandes entreprises ont des éléments de gestion de projets traditionnels à satisfaire : plan de projet, restes à faire, feuilles de temps…

Prévoir une marge de manœuvre et de la contingence

Parfois également appelée « buffer » en anglais, la marge de manœuvre doit toujours être prévue : « Il ne faut surtout pas avoir à solliciter le client et les parties prenantes pour une approbation budgétaire à chaque petit imprévu ou changement non planifié », nous explique Benoit. Le formateur recommande d’y aller de l’ordre de 5 à 10 % sur le montant total du projet. Enfin, la contingence se calcule plus directement en multipliant la probabilité avec l’impact monétaire de chaque risque identifié [2].

Anticiper les risques

Tout projet comporte des imprévus et il est possible de les prévoir en considérant les spécificités du projet. La gestion du risque en gestion de projet propose une méthode pour évaluer les risques de façon qualitative et les partager avec les membres de l’équipe afin d’en réduire les impacts.

Utiliser les outils appropriés

Avec le foisonnement des outils de gestion de projets - cette liste en contient près de 300 ! -, il devient capital d’utiliser ceux qui sont les plus appropriés. C’est aussi une question récurrente selon Benoit : « On me demande souvent en formation de trancher entre Monday, Jira, Microsoft Project… La réalité est qu’il faut prendre plusieurs facteurs en compte, comme l’écosystème actuel d’outils de l’entreprise. » N’oublions pas non plus qu’introduire un nouvel outil amènera une gestion du changement auprès de l’équipe.

Sources

[1] Knutson, J. (1997). Developing a team charter. PM Network, 11(8), 15–16.

[2] Shrivastava, N. K. (2014). A model to develop and use risk contingency reserve. Paper presented at PMI® Global Congress 2014—North America, Phoenix, AZ. Newtown Square, PA: Project Management Institute.